Indexation matière

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L'indexation matière (ou indexation sujet) est une étape de la chaîne documentaire qui consiste à identifier et à exprimer le contenu intellectuel (le sujet) d'un document. Exprimé selon les règles du langage documentaire choisi, le sujet est joint à la notice bibliographique pour devenir un critère de recherche du document.

L'indexation est donc une étape importante du catalogage en ceci qu'elle offre un critère de recherche qui permet de trouver un document dont on ne connait a priori pas l'existence.

Des normes (nationales ou internationales entre autres) encadrent le travail de l'indexeur. Néanmoins, l'expression du sujet d'un document reste un critère de recherche subjectif (par rapport au titre, par exemple), dont la pertinence et l'efficacité dépendent de l'indexeur, du langage documentaire utilisé et de l'anticipation des besoins du lecteur.

Méthode

L'indexation comprend trois étapes : l'analyse, la sélection et la transposition.

Dans un premier temps, l'analyse du document permet de dégager le ou les sujets qui y sont traités.

Ensuite, une sélection est faite dans ces sujets, en fonction du niveau de précision souhaité pour l'indexation. Le but est, par exemple, de ne retenir que les plus importants pour l'utilisateur concerné, ou les plus généraux pour ne pas alourdir inutilement la notice.

Enfin, les sujets sont exprimés de façon plus ou moins standardisée. Quand peu de contraintes sont mises pour l'expression des sujets, on parle d'indexation en langage libre ou naturel. Les sujets ainsi exprimés sont appelés mots-clés. À l'opposé, la formulation du sujet peut également être soumise à un système de contraintes, destinées à standardiser la formulation. On parle alors d'indexation en langage contrôlé et les sujets ainsi exprimés sont nommés vedettes-matière. L'ensemble des contraintes posées à l'expression du sujet constituent les bases d'un langage documentaire.

Types d'indexation

Contraintes	Langage	Résultat
peu	libre	mot-clé
oui	contrôlé	vedette-matière

Méthodologie d'indexation

Lors de la construction de vedettes-matière on ajoute à la « tête de vedette » (représentant le sujet principal) des subdivisions de sujets, géographiques, chronologiques et de forme afin de traduire de la façon la plus exhaustive et complète possible les concepts du document à indexer. Les subdivisions sont complémentaires à la tête de vedette et ajoutent des éléments de précision au sujet principal. Ces subdivisions sont soit affranchies (construites par l'indexeur) ou non affranchies (déjà créées dans le répertoire des vedettes-matière jeunesse des Services documentaires multimédias ou dans le répertoire de vedettes-matière de Laval. Les vedettes-matières et les subdivisions non-affranchies ont toujours préséance sur les vedettes-matières et subdivisions affranchies. Afin d'extraire et de déterminer les concepts à indexer il importe de poser les questions suivantes dans l'ordre prescrit, soit, Qui ou Quoi (vedette-matière principale), Quoi (aspects du sujet=subdivision de sujet), Où (subdivision géographique), Quand (subdivision historique) et Comment (subdivision de forme).

• Subdivision de sujet:

Un aspect particulier du sujet qui se rajoute à la tête de vedette ou à une autre subdivision de sujet. Peut être déjà construite sinon le RVML nous donne les instructions pour la créer par une note d'application. Par exemple, la notion du stress chez les enseignants n'est pas construite donc on indexe dans un premier temps à "Enseignants", notre sujet principal, et on traduit l'aspect "stress" par la subdivision "stress dû au travail", une subdivision de sujet dans le RVML qui se construit de la façon suivante: [--Stress dû au travail (Se subd. géogr.) Employer cette subdivision de sujet, suivie si nécessaire d'un nom de lieu, aux noms des catégories de personnes et des groupes ethniques.](1)

• Subdivision géographique:

Apporte une précision quant au lieu géographique dont il est question, par rapport au sujet principal. Se place à la suite de la tête de vedette ou s'insère à la suite du dernier élément de la vedette-matière qui porte la mention "se subdivise géographiquement". Par exemple, la notion de "l'automatisation des banques au Canada" se traduit par "Banques--Canada--Automatisation". Banques (se subdv. géogr.) et automatisation (aucune mention - se subdv. géogr.) donc la subdivision géographique se place entre la vedette-matière et la subdivision de sujet. Un autre exemple : on veut indexer le concept de l'intégration de la population ethnique à Gatineau, la vedette-matière serait Groupes ethniques-Intégration-Québec (Province)-Gatineau. Le sujet principal se subdivise géographiquement ainsi que la subdivision de sujet --Intégration (Se subd. géogr.)Employer cette subdivision de sujet, suivie si nécessaire d'un nom de lieu, aux noms des catégories de personnes et des groupes ethniques.(2) donc le lieu se place immédiatement après ce dernier élément.

À noter que toutes les subdivisions géographiques sont déjà construites dans le RVM de Laval. Transcrire le nom des lieux géographiques en inscrivant d'abord l'entité la plus large (i.e. Hong-Kong (Chine) s'écrirait --Chine--Hong-Kong).

Les subdivisions géographiques ne permettent que deux niveaux au nom des lieux, le plus haut niveau étant le pays et le plus bas la ville. S'il y a plus de deux niveaux comme par exemple dans le cas d'un quartier ou arrondissement, etc. il faut créer une deuxième vedette-matière. Exceptions: Les noms géographiques pour les provinces du Canada, les pays de la Grande-Bretagne et les États-Unis sont rédigés selon les RCAA2, chapitre 23. Il s'agit de subdivisions directes. Pour le Canada on indique la province suivie de la ville, pour les pays de la Grande-Bretagne inscrire le pays suivi de la ville et pour les États-Unis on indique l'état suivi de la ville. Les villes de Washington (D.C.), Jérusalem et Vatican s'écrivent telles quelles, sans autres qualificatifs.

• Subdivision chronologique:

On ajoute une subdivision chronologique pour préciser la période de temps représentée dans le document à indexer seulement s'il s'agit d'une période chronologique reconnue par l'Histoire.

• Subdivision de forme:

Indique comment le sujet a été traité dans le document, c'est-à-dire sous quelle forme, qu'il s'agisse d'un Congrès, un dictionnaire, un répertoire, etc. Cette subdivision peut être utilisée pour toutes les vedettes-matières et se place presque toujours à la fin de celles-ci. Exceptions:Pour les cas suivants consulter la note d'application dans le RVM de Laval; biographies, "Histoire-Anecdotes", "Histoire-Bandes dessinées", etc.

Notes

(1)Répertoire des vedettes-matière de Laval

(2)Idem

Sources consultées:

Guide pratique du Répertoire de vedettes-matière de l'Université Laval / Jo-Anne Bélair [et al.].- Montréal : Éditions ASTED,2008, P.29-36, 104-110

Répertoire des vedettes-matière de Laval : https://rvmweb.bibl.ulaval.ca/recherche/?op=at&idt=638233&ix=gen&tr=ix#hf

Outils de référence pour la pratique de l'indexation

Il existe 2 outils principales, un pour les livres jeunesses et un pour les livres adultes.

• SDM - VMJ

• 

  Page d'accueil VMJ

• 

  Page d'accueil VMJ 2

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  Recherche VMJ

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  Exemple de résultat VMJ

Le «Service documentaire multimédia pour les livres jeunesse» est le répertoire de vedettes-matière jeunesse. Ce site web requiert un nom d’utilisateur et un mot de passe. L’inscription n’est pas gratuite. Le système de recherche nous permet de chercher par Vedette exacte, Vedettes qui commencent par et Vedettes par mots-clés. Il est conseillé de faire les recherches par mots-clés, masculin-pluriel.

VMJ Consulter le 24 novembre 2011

• RVM de Laval

• 

  Page d'accueil RVM

• 

  Recherche RVM

• 

  Exemple de résultat RVM

• 

  Exemple Marc RVM

Le «Répertoire de Vedettes-Matière de Laval» est le répertoire de vedettes-matières adulte. Ce site web requiert un nom d’utilisateur et un mot de passe. L’inscription n’est pas gratuite. La section «Chercher dans le RVM» permet de chercher les vedettes-matière. Il est possible de chercher par mot clé, balayage, exact et booléen. Il existe 16 indexes dans lesquels nous pouvons faire une recherche, entre autres Général, Noms autres que géographiques et Noms géographiques. Il est conseillé de faire les recherches en balayage, masculin-pluriel. Les notices sont aussi disponibles en format MARC.

RVM Consulter le 24 novembre 2011

Terminologie de l'indexation

• Descripteur: Terme utilisé lors de l'indexation qui représente un concept donné.
• Vedette-matière : Ce sont les termes acceptés pour l'indexation des documents.

Ex:Requins

• Vedette simple: Ce sont des vedettes en un seul mot. Ils peuvent s'écrire au singulier ou bien au pluriel.

Ex:Pomme

• Vedette complexe: Ce sont des vedettes matières en plusieurs mots. Les mots peuvent être reliés par une conjonction ( Livres et lecture); il peut s'agir aussi d'un substantif et d'un adjectif ( Enfants vagabonds)ou bien d'une expression déjà faites (Engagement dans la littérature). Dans certain cas, la vedette peut être inversées ( Cuir, travail du)et certaines sont accompagnées d'une subdivision ( Salaires--Travailleurs âgés).
• Tête de vedette: Premier élément de la vedette-matière.

Ex: Fruits

• Subdivision: Élément complémentaire d'une vedette-matière ou d'un indice de classification qui sert à préciser le concept ou le sujet que l'on ajoute à la tête de vedette. Il existe différentes subdivisons:
• Subdivision de sujet: Elles définissent un aspect particulier du sujet. Elles se placent après la tête de vedette ou une subdivision de sujet. Ex:(-Âge-Détermination).
• Subdivision chronologique: Elles permettent de préciser la période de temps dans la vedette-matière. Elles sont utilisées sous les vedettes de noms géographiques ou de noms communs. Ex:(-20e siècle).
• Subdivision de forme: Elles définissent comment l'auteur a traité du ou des sujets dans le document. Elles se placent la plupart du temps à la fin de la vedette-matière et peuvent être utilisées pour toutes les vedettes-matière. : EX:(-Abréviation-Dictionnaire).
• Subdivision géographique: Elles permettent de préciser l'aspect géographique d'un sujet.Elles se placent à la suite d'une tête de vedette ou aux subdivisions de vedettes-matières qui ont une indication. Ex:(Québec (ESt)).
• Subdivision affranchie: Ce sont des subdivisions de formes ou de sujets que l'on ajoute à une vedette-matière et qui ne sont pas construites dans les répertoires. Ex:(-Alimentation-Recettes).
• Subdivision non affranchie: Ce sont des subdivisions de vedette-matière qui ne peuvent être détachées de la tête de vedette. Ex:( Aorte-Rétrécissement).
• Relation d'équivalence: La relation d'équivalence lie tous les mots ou expressions qui pourraient être utilisés par le locuteur pour exprimer la même idée, mais ne peuvent être utilisés pour l'indexation. La notation pour cette relation est VOIR et EP (Employé pour)

Ex: Écrits d'ouvriers EP -Littérature ouvrière -Littérature prolétarienne -Poésie ouvrière -Ouvriers, Écrits d' -Travailleurs, Écrits d' -Écrits de travailleurs

• Relation hiérarchique: Ces relations expriment un rapport de supériorité et de subordination entre les notions. La relation hiérarchique permet à l'utilisateur d'être plus précis dans son indexation et sa recherche. La notation est TG (termes génériques) et TS ( termes spécifiques).

Ex: Enfants TG -Familles -Groupes d'âge

TS (107 termes spécifiques) -Artisanat pour enfants -Beaux-enfants -Bilinguisme chez l'enfant -Catéchèse des enfants -Derniers-nés etc...

• Relation d'association: Elle lie des concepts qui sont associés. Ce lien permet d'enrichir la recherche et l'indexation en proposant d'autres descripteurs. La notation est TA (termes associés)

Ex:Anniversaire TA -Festivals -Jours fériés

• Note d'application: Elle donne des précisions sur l'utilisation d'un descripteur en particulier.

Source: «Guide pratique du Répertoire de vedettes-matière de l’Université Laval»/ Jo-Anne [et al.]. –Montréal :Éditions ASTED, 2008.

Normes

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Voir aussi

Liens internes

• Indexation automatique de documents
• Autorité (sciences de l'information)

Bibliographie

• Eric Vanzieleghem, Manuel pratique de bibliothéconomie, Politéia, 2009.