NF Z 42-013

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La norme NF Z 42-013 publiée par l’AFNOR en 1999 puis révisée en 2001 puis en 2009 et plus récemment en 2020, énonce un ensemble d'exigences et de recommandations fonctionnelles, organisationnelles et d'infrastructure pour la conception et l'exploitation d'un système d'archivage électronique (SAE). Le texte normatif aborde l'organisation autour des fonctions de l'archivage électronique, le versement, la conservation, l'accessibilité, la communication et la gestion des éliminations, l'interopérabilité du SAE, la restitution et la réversibilité.

Depuis 2009, le titre de la norme était : « Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes ».

En 2020, le texte normatif évolue en profondeur et le titre devient : "Archivage électronique".

La norme révisée est destinée :

  • aux organismes ou entreprises qui souhaitent mettre en œuvre des systèmes d'archivage électronique dans lesquels ils pourront archiver des documents électroniques de telle façon que leur intégrité soit préservés ;
  • aux éditeurs de systèmes d’archivages électroniques (SAE) ;
  • aux tiers archiveurs assurant un service d'exploitation d'un SAE externalisé ou mutualisé.

Positionnement de la norme vis-à-vis de MoReq[modifier | modifier le code]

La norme révisée en 2009 mentionne dans son introduction qu’elle permet de préciser de manières différentes ou complémentaires des sujets qui ont été abordés dans d’autres normes ou spécifications. Elle fait référence en particulier à la norme ISO 15489, à MoReq et à la norme ISO 14721 (OAIS). La norme Z 42-013 s’attache à l’essentiel pour la préservation des documents électroniques. Elle précise les exigences pour répondre au besoin de pérennité, d’intégrité et de sécurité. Dans MoReq2, les mêmes points sont abordés, mais de nombreuses exigences complémentaires sur des périmètres fonctionnels complémentaires sont également abordés. L’exemple des plans de classement abordé par MoReq2 illustre la différence d’approche entre la norme et MoReq. La norme n’a aucune exigence sur la manière dont il faut classer des documents puisqu’elle estime que le fait de classer des documents n’apporte rien de plus quant à l’intégrité, la sécurité et à la pérennité des documents. À l’inverse, selon MoReq2 ou Moreq2010, qui énumère 91 exigences rien que sur ce point, un plan de classement est indispensable à la mise en place d’un système d’archivage électronique. La norme NF Z42-013 attache plus d’importance à la mise en place d’une politique d’archivage permettant de catégoriser les documents et de définir les risques associés. Les documents doivent être versés dans le SAE avec leurs métadonnées et peuvent être classés ou non dans un plan de classement.

Les clés essentielles de la norme[modifier | modifier le code]

Les points clés de la norme sont :

  • la définition d’une politique d’archivage ;
  • le format des objets versés pour assurer la lisibilité ;
  • l’intégrité via les empreintes des objets archivés et lorsque c’est nécessaire la signature des empreintes ;
  • la génération de journaux quotidiens horodatés et intégrant les éléments de preuve des objets archivés (empreintes, date et heure des opérations…) ;
  • l’archivage des journaux quotidiens avec les mêmes principes appliqués aux objets archivés dans le SAE ;
  • le dossier technique du SAE, sa gestion, son intégrité ;
  • la gestion des migrations de support et/ou des conversions de format des objets dans le temps ;
  • la réversibilité du SAE ;
  • l’auditabilité du SAE.

Révision de la norme[modifier | modifier le code]

La première version de la norme datait de . Une première révision en 2001 limitait l’usage des recommandations de la norme au disque WORM. Une deuxième version, élaborée dans le cadre de la commission de normalisation 171 (« Archivage — Cycle de vie du document et sécurité des données »), a été adoptée le par le conseil d’administration de l’AFNOR[1]. Cette version de la norme correspond à un référentiel de spécifications basé sur des exigences. Deux niveaux d’exigences (minimales et complémentaires) sont détaillés et permettent la mise en place d’un SAE selon le besoin ou les contraintes en présences. À noter que l’utilisation de techniques de stockage autre que le WORM est maintenant cadré par la révision 2009 de la norme.

Une nouvelle version de la norme NF Z42-013 a été finalisée en par la CN171. Cette nouvelle version a été mise à l'enquête publique en pour aboutir à une publication du nouveau texte en octobre 2020. Cette nouvelle révision portera l'indice NF Z42-013:2020.

Application et déclinaisons de la norme[modifier | modifier le code]

  • La commission de normalisation 171 de l’AFNOR a rédigé un guide d’application de la norme révisée afin de faciliter sa bonne compréhension, qui a été publié en .
  • La norme NF Z 42-025 a été publiée au début de par l’AFNOR. Elle concerne le domaine métier RH et plus particulièrement la dématérialisation du bulletin de salaire, et se conforme aux spécifications de la NF Z42-013, qui apparaît comme « norme de base » à respecter pour la conservation des documents électroniques.
  • La norme NF Z 42-020 concerne le composant coffre-fort numérique (CCFN) utilisable d’une manière facultative dans un SAE NF Z42-013. Cette norme a été publiée en par l’AFNOR.
  • La norme NF Z 42-026, publiée en 2017, concerne un service de numérisation fidèle de documents d'activité

Certification, Marque NF 461, agrément SIAF[modifier | modifier le code]

Une certification fondée sur un référentiel basé sur la norme NF Z 42-013 et sur la norme ISO 14641-1 a été publiée le . Elle est accessible aux organismes et entreprises souhaitant mettre en œuvre un SAE conforme aux exigences de la norme ainsi qu'aux sociétés qui proposent des services de tiers d’archivage électronique à vocation probatoire. Le domaine d'application de la certification peut concerner l'archivage électronique uniquement ou l'archivage électronique et la numérisation fidèle. Les SAE certifiés conformes au référentiel, se voient attribuer la marque NF 461 délivrée par AFNOR Certification, organisme de certification indépendant et accrédité par le Comité français d’accréditation (COFRAC). Les règles de certification de la marque sont librement disponibles sur le site de la Marque NF. La liste des systèmes d'archivage certifiés NF461 à usage interne et non commercial et à usage commercial est disponible sur le site officiel de la marque NF.

Suite à lé révision de la norme en 2020, le référentiel de certification NF 461 est en cours de refonte. Une nouvelle version des règles de certification sera mise en ligne par Afnor Certification en 2021. La marque NF 461 basée sur les nouvelles règles de certification deviendra un prérequis pour l'obtention de l'agrément SIAF à compter du 01/01/2021.

Norme ISO[modifier | modifier le code]

La norme NF Z 42-013 dans sa révision de 2009 a été traduite en anglais et a donné naissance à la norme ISO 14641-1. en 2018, le titre et la numérotation de la norme ISO ont été modifiés. La norme porte le numéro ISO 14641:2018 et son titres est : "Archivage électronique -- Conception et exploitation d'un système informatique pour la conservation intègre de documents électroniques -- Spécifications

Notes et références[modifier | modifier le code]

Voir aussi[modifier | modifier le code]

Articles connexes[modifier | modifier le code]

Lien externe[modifier | modifier le code]