Registre du personnel

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Un registre du personnel (en France) est un registre obligatoire pour toute entreprise où sont consignés tous les mouvements du personnel :

  • entrées : personnel en CDI, en CDD, en contrat d'apprentissage, de qualification, alternance ;
  • sorties : qu'il s'agisse de démission, de licenciement..

Ce registre doit être tenu à jour en permanence et être susceptible d'être présenté à tout moment à l'inspection du travail.

Ce registre se présente sous la forme d'un cahier grand format double-page, pré-imprimé, disponible chez un fournisseur d'articles de bureau ou sous la forme d'un registre informatique (sous réserve qu'il ait préalablement été déclaré à la CNIL dont le récépissé de déclaration doit être également présenté en cas de contrôle. Une exception à cette obligation existe toutefois lorsque ce registre répond aux conditions fixées par la Délibération CNIL n° 2004-097 du 9 décembre 2004.)


Contenu du registre[modifier | modifier le code]

Ce registre doit comporter les mentions suivantes :

  • Nom et prénom du salarié,
  • Date de naissance, sexe, copie de la carte de séjour pour les salariés étrangers, joindre éventuellement une copie de la carte de séjour et mentionner le type de document fourni ainsi que les références,
  • Fonction et statut du salarié, son type de contrat, date d'entrée et de sortie et type de contrat (qualification, adaptation...).

Les entrées doivent être inscrites en respectant l'ordre d'embauche et conservées durant 5 ans après le départ d´un employé.

À noter : le numéro d'inscription au répertoire d'identification des personnes physiques, NIR, appelé fréquemment "Numéro de Sécurité Sociale", ne doit pas figurer au Registre. La CNIL rappelle fréquemment cette règle.

Modification[modifier | modifier le code]

Cette règle concernant l'indication du NIR n'a pas été reprise par la CNIL.

Voir la Dispense n° 2 - Délibération n°2004-097 du 9 décembre 2004 décidant la dispense de déclaration des traitements de gestion des rémunérations mis en oeuvre par les personnes morales de droit privé autres que celles gérant un service public parue au J.O. du 6 janvier 2005.

Cette dispense autorise la tenue du registre unique du personnel sous une forme informatisée.

Par ailleurs, le Ministère du Travail indique :

"- Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre. Si l’employeur choisit d’utiliser d’autres moyens que le support
papier - informatiques notamment - ceux-ci doivent offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.
Le personnel doit être inscrit en respectant l’ordre chronologique des embauches et de façon indélébile. Les mentions relatives à
des événements postérieurs à l’embauche sont portées sur le registre unique du personnel au moment où ceux-ci surviennent.
Les traitements informatisés des registres obligatoires (notamment du registre unique du personnel) sont dispensés de déclaration
auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu’ils répondent aux conditions fixées par la Délibération
CNIL n° 2004-097 du 9 décembre 2004. -"

Textes de référence Articles L. 1221-13 à L. 1221-15, L. 8113-6 (supports informatiques) et D. 1221-23 à D. 1221-27 du Code du travail.

Notes et références[modifier | modifier le code]

Synthèse sur le site du Ministère du Travail

Article D1221-23 sur Legifrance

Voir aussi[modifier | modifier le code]

Articles connexes[modifier | modifier le code]