Comptabilité fournisseurs
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Enjeux de la comptabilité fournisseur
Les ménages exécutent cette tâche en faisant des chèques chaque mois à des fournisseurs tels que les compagnies d'électricité, de téléphone, de télévision par câble ou de services de communication par satellite, l'abonnement à des journaux, et d'autres services.
Les organisations qui sont devenues trop grandes pour exécuter de telles tâches à la main, ou qui préfèrent ne pas les faire à la main, ont généralement recours à des logiciels de comptabilité sur ordinateur.
Certains logiciels associent OCR, RAD et LAD (Reconnaissance optique de caractères, Reconnaissance/Lecture Automatique de Documents) pour capturer les données dans les factures envoyées par les fournisseurs; ce qui permet d'éviter les saisies manuelles. Dans ce processus de capture de données l'étape OCR peut être éliminée quand les fournisseurs transmettent les factures au format PDF. Les PDF générés par le logiciel de facturation des fournisseurs intègrent les données : les chiffres et les lettres de la facture sont disponibles directement dans le PDF. Les logiciels de RAD/LAD pourront donc exploiter ce contenu directement (sans dépendre d'un logiciel d'OCR). Les données utiles pourront être importées dans le logiciel de comptabilité fournisseur à partir des données extraites dans factures des fournisseurs (extraction, capture, lecture automatique). Les logiciels destinés à réaliser ce type d'opérations s'appuient sur un zonage et un certain nombre de caractéristiques communes à la majorité des factures. Parmi ces logiciels, certains ont un algorithme de lecture capable de capturer les lignes de détail : les données pouvant être recueillies ne sont donc pas uniquement les entêtes, pieds de page et montants principaux; mais également les montants et quantités intermédiaires.
Démarche de la comptabilité fournisseur
La comptabilité fournisseurs est classée dans les comptes de bilan, en comptes de tiers. Dans le plan comptable français, la comptabilité fournisseurs correspond à la sous-classe 40.
La comptabilité fournisseurs combine toutes les techniques comptables avec lesquelles les transactions entre une entreprise et ses fournisseurs sont enregistrées. Un comptable fournisseur gère l'ensemble du processus de traitement des factures fournisseur. Recevoir, payer et saisir les factures, les classer et les archiver. Il est également responsable de l'intégration des achats de production dans le logiciel comptable utilisé par l'entreprise. Après tout, il est responsable du paiement des factures du fournisseur. Les comptes fournisseurs doivent traiter toutes les factures des fournisseurs:
Le reçu de facture doit être en un seul endroit pour permettre une inscription rapide.
Il est également important de vérifier la facture, en particulier les remises, indemnités et remises reçues.
La numérisation de la facture est essentielle pour une meilleure administration.
Le paiement de la facture relative à la trésorerie doit être vérifié.
Le document central de la comptabilité du fournisseur est la facture.
En résumé, les principales activités de la comptabilité fournisseur sont:
- Suivi des comptes fournisseurs
- Traitement des factures (guichet unique, contrôle, numérisation, paiement avec contrôle et archivage des flux de trésorerie)
- Traitement des paiements de la TVA des fournisseurs
Enfin, la mission ultime du spécialiste de la comptabilité fournisseur est de sécuriser le travail de clôture en suivant les comptes non remboursés, les factures et les créances irrécouvrables. Contrôle et surveille les dépenses payées d'avance, prépare et enregistre les écritures de clôture et est chargée de la justification des comptes auxiliaires.
Le comptable fournisseur vise à mieux maîtriser les coûts de gestion en suivant en temps réel les engagements pris avec les fournisseurs.
Il améliore également la comptabilité générale grâce aux éléments qui sont inscrits dans le compte créditeur.
De plus, la comptabilité fournisseurs doit établir un benchmark (analyse des produits et pratiques d’entreprises concurrentes) de tous les fournisseurs pour identifier les fournisseurs à risque et indiquer ceux dont la pérennité n'est pas assurée pour optimiser la gestion des fournisseurs et montre aussi les engagements envers les fournisseurs.
Cela devrait également permettre d'éviter les conflits avec les fournisseurs et d'améliorer la gestion des litiges.
Risque d'une mauvaise comptabilité fournisseur
Les avantages d'une gestion efficace des risques fournisseurs vont au-delà de la compréhension et de l'anticipation des dangers associés aux relations avec les fournisseurs. Ils concernent également l'économie de ressources, l'optimisation du contrôle du portefeuille d'achats et la diffusion d'une image positive auprès des clients et fournisseurs de l'entreprise.
Toutefois il faut faire attention à la comptabilité du fournisseur car si le comptable gère mal ce compte les conséquences peuvent être grave. Comme par exemple si les délais de paiement qu'ils accordent sont court et que les créances des clients sont long, cela peut créer un creux dans la trésorerie. L'entreprise devra faire alors recours au concours bancaire pour faire face à aux autres charges. Il faut pas oublier que cela génère des intérêts à payer et une mauvaises images vis-à-vis des investisseurs. Dans le cas que les clients peuvent pas payer ses créances, cela pourrait devenir grave car l'entreprise aura en plus du creux dans la trésorerie et des frais des concours bancaires , elle pourrait se mettre en surendettement et cela pourrait entraîner même la faillite.
