Xerox DocuShare

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Xerox DocuShare
Image illustrative de l'article Xerox DocuShare
Logo

Développeur Xerox Content Management
Dernière version 6.6.1 R2
Type Solution de gestion de contenu d'entreprise
Site web docushare.xerox.com

Xerox DocuShare est une plateforme logicielle Web de gestion de contenu d’entreprise (Enterprise Content Management - ECM GED GEIDE DMS CMS Groupware) qui regroupe des outils de gestion électronique des documents (GED), de travail collaboratif, de dématérialisation, d'archivage, d'OCR (reconnaissance optique de caractères) et de circuits de validation élaborés (Workflow). Les différentes versions basées sur une même architecture sécurisée permettent de couvrir la chaîne documentaire dans son ensemble.

DocuShare permet de capturer des documents de tous types (courrier entrant, factures, dossiers clients, numérisation haut volume...) au format papier ou numérique, d'en gérer le cycle de vie, de favoriser le travail collaboratif en offrant des fonctionnalités de partage et diffusion de l'information et dispose de fonctionnalités d'archivage légal.

La conformité est assurée grâce aux fonctionnalités de traçabilité et aux rapports d'audits disponibles en standard dans les différentes versions de DocuShare.

La base installée compte plus de 6 000 clients et plus de 2 millions d'utilisateurs dans 80 pays (2013).

Historique[modifier | modifier le code]

DocuShare est développé par Xerox Content Management, une division de Xerox basée principalement à Palo Alto (Californie) aux États-Unis, en Angleterre et en France. La solution DocuShare est commercialisée dans plus de 80 pays. À l’origine, en 1997, la solution devait répondre à des besoins de gestion des documents internes au Groupe. Prenant conscience de son potentiel, la première version de DocuShare a été traduite en français en 1998. Elle est depuis commercialisée à travers le monde en six langues (anglais, français, espagnol, allemand, italien et japonais) et au travers de partenaires intégrateurs ou des propres réseaux internes de Xerox dans les différents pays.

Versions[modifier | modifier le code]

DocuShare
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Logo

Première version 1997
Écrit en Java
Environnement Java, Windows, Red Hat, Sparc
Langue Multilingue
Licence Propriétaire

Conçu pour s'adapter aussi bien aux très petites structures qu'aux entreprises internationales, DocuShare est disponible en 4 versions depuis le lancement de la version 6.6:

DocuShare Express 
Version adaptée aux petites et moyennes entreprises. Solution entrée de gamme de gestion documentaire spécialement conçue pour les groupes de travail afin de les aider à convertir leurs documents papier en numérique et en faciliter la gestion. Cette version est limitée à 10 utilisateurs et 50,000 documents.
DocuShare 
L’édition DocuShare fournit les outils de gestion de contenu, de collaboration et des fonctionnalités de capture d’images afin de favoriser le partage documentaire et d’informations dans les petites et moyennes entreprises (PME/PMI).
DocuShare Education 
configuration DocuShare spéciale ciblée pour le monde de l’enseignement. Cette édition de DocuShare offre un ensemble de fonctionnalités spécifiques pour les environnements éducatifs.
DocuShare Enterprise 
DocuShare Enterprise fournit toutes les fonctionnalités de DocuShare dans une plate-forme qui est configurée et déployée pour répondre à des problématiques qui impactent toute l’entreprise, de nombreux utilisateurs ou dans des environnements intensifs.

Fonctionnalités[modifier | modifier le code]

Construit autour d’une architecture trois tiers en utilisant les technologies Java J2EE, WebDAV, SSL, LDAP, DocuShare intègre un moteur d'indexation et de recherche plein texte (Autonomy IDOL) et un moteur de Workflow (Autonomy Cardiff LiquidBPM).

Le concept « DocuShare », orienté objet, permet de répondre aux problématiques liées à l’ECM en offrant diverses fonctionnalités parmi lesquelles :

  • Gestion des permissions sur 7 niveaux (lecture, écriture, gestion) sur tous les objets DocuShare (documents, collections, recherches enregistrées, abonnements, workflows...) et les propriétés (métadonnées)
  • Moteur de recherches avancées multicritères (choix des champs, type d'objets, types de documents, plages numériques, métadonnées, combinaison de critères, indexation/recherche par racines…)
  • Support des annuaires LDAP/Active Directory/OpenLDAP, gestion de groupes d'utilisateurs et groupes de groupes d'utilisateurs
  • Accès via navigateur internet
  • Accès via un client pour MS Windows (interface avec la suite MS Office, Internet Explorer mais aussi explorateur de fichier Windows)
  • Gestion des versions
  • Souscriptions/alertes automatiques par courriel en fonction d'événements sur le contenu (nouveau document, nouvelle version, modification...)
  • Verrouillage/déverrouillage du contenu lors de son édition (Check-in /out), lecture possible d'un document en cours de modification par un tiers
  • Workflow (circulation) de validation et d'approbation des documents et module de pilotage des processus métier ou Business Process Management (workflow designer / workflow avancé). Les tâches de workflow peuvent être assignées entre les différentes personnes concernées selon des routes complexes, dynamiques et conditionnelles
  • Gestion des courriels via agent email (tout type de messagerie SMTP/POP3) et via client Outlook pour glisser/déposer les courriels dans DocuShare avec pièces jointes avec indexation plein texte de tous les champs et de toutes les pièces jointes
  • Indexation plein texte automatique des documents et des métadonnées associées et module OCR (reconnaissance optique des caractères)
  • Travail collaboratif et publication de contenu sur le web au travers d'outils tels que : Wikis, blogs, forums, calendrier personnel et de groupes, et flux RSS
  • Audit de tous les objets, tous les accès et toutes les modifications (possibilité de définir quels critères doivent être enregistrés/surveillés)
  • Plateforme haute performance: forte volumétrie de documents (plusieurs millions) et d'accès simultanés (plusieurs milliers d'utilisateurs simultanés)
  • Modules d'import de contenu haut volumes (import depuis des applications métiers tierces, numérisation haut volume...)
  • Facilité de numérisation de documents via page intercalaire (ajout de nouveaux documents papiers ou de nouvelles versions de documents)
  • Conversion automatique des documents dans différents formats (PDF, HTML, …)
  • EIP permet d'accéder directement à DocuShare depuis les 'multifonctions' compatibles
  • Requêtes enregistrées : lancement d’une recherche déjà effectuée
  • Portail « Mon DocuShare » : l’utilisateur accède à un environnement personnalisé avec ses favoris, ses collections, ses documents, ses tâches de Workflow, etc.
  • Gestion des plans de classement
  • Gestion des formulaires électroniques (eForms)
  • Gestion des quotas utilisateurs et de groupes
  • Gestion de courrier
  • gestion des factures
  • Gestion du cycle de vie documentaire (module LifeCycle Manager)
  • ConnectKey pour DocuShare : fournit une offre complète Xerox de solution de capture de documents et d’automation des processus dans DocuShare ou de numérisation vers un dossier
  • Offre DocuShare Cloud

Environnements serveurs supportés (selon les versions)[modifier | modifier le code]

  • Windows 2003 Server R2 ou SP2 Standard et Enterprise (32 et 64 bits)
  • Windows 2008 Server SP2 Standard et Enterprise (32 et 64 bits)
  • Windows 2008 Server R2 SP1 Standard et Enterprise (64 bits)
  • Windows 2012 Server Standard et Datacenter (64 bits)
  • Windows 2012 Server R2 Standard et Datacenter (64-bit)
  • Red Hat Enterprise Linux ES 5 (64 bits)
  • Red Hat Enterprise Linux 6 (64 bits)
  • Solaris 10 avec clusters de correctifs actuels
  • VMware ESX Server

Serveurs web supportés[modifier | modifier le code]

  • IIS 6 sur Windows 2003 Serveur
  • IIS 7 ou 7.5 sur Windows 2008 Serveur
  • SunONE/Sun Java System Web Server 6.1 sur Solaris 10
  • Apache Web Server 2.2.9 (DocuShare Education uniquement)

Bases de données supportées[modifier | modifier le code]

  • IBM DB2 (migrations de clients existants uniquement)
  • Microsoft SQL Serveur 2005 SP3
  • Microsoft SQL Serveur 2005 Express Edition
  • Microsoft SQL Serveur 2008 SP2 ou R2
  • Microsoft SQL Server 2008 SP2 Enterprise Edition
  • Microsoft SQL Server 2012 SP1 Enterprise Edition
  • Oracle 10.2 ou 11.2
  • PostgreSQL 8.4.4

Annuaires d'entreprises supportés[modifier | modifier le code]

  • Sun Java Directory Server Enterprise Edition 6.x
  • Microsoft Active Directory

Environnements virtualisés supportés[modifier | modifier le code]

  • VMware ESX Serveur

Environnement de développement[modifier | modifier le code]

  • API Java
  • SDK pour les clients DocuShare
  • Interfaces HTTP/XML
  • Outils de personnalisation de l’interface utilisateur
  • Scripts de connexion pour :

Kofax Ascent Capture / Xerox FreeFlow VI / Outil de téléchargement en batch de contenu.


Mobilité[modifier | modifier le code]

Client gratuit disponible sur l'Apple App Store pour iPhone, iPod Touch, et iPad (nécessite iOS 5.0 ou supérieur)

Principales fonctionnalités et besoins couverts[modifier | modifier le code]

  • Intégration MS Windows, MS Office et MS Outlook qui permet le glisser/déposer (fichiers, documents, messages électroniques, pièces jointes) ou 'sauvegarder sous' directement depuis les applications MS Windows
  • Simplicité de l'installation et de la prise en main utilisateur
  • Aide en ligne et tutoriels
  • Intégration avec les appareils multifonctions
  • Intégration avec les portails MS Sharepoint
  • Pérennité
  • Coût (TCO : Total Cost of Ownership)
  • Support 24/24h et 7/7j
  • Large couverture fonctionnelle de base
  • Modules complémentaires nombreux et variés
  • Intégrations avec solutions métiers
  • Solution multi-langues
  • Stabilité et pérennité
  • Déploiements en environnements haute disponibilité
  • Offre Cloud
  • Présence de l'éditeur en France
  • Base de connaissance


Langues supportées (Interface)

  • Anglais
  • Français
  • Allemand
  • Espagnol
  • Italien
  • Portugais / Brésilien
  • Japonais
  • Autres langues disponibles auprès d'intégrateurs dans les différents pays : Néerlandais, Arabe, Russe, Polonais...

Un kit de localisation est disponible auprès de l'éditeur.


Récompenses[modifier | modifier le code]

  • 2013 Gartner's Magic Quadrant for Enterprise Management
  • 2013 BLI's Pick
  • 2011 Green IT Awards – Copernicus Group IRB
  • 2011 AIIM Best Practices Award Finalist
  • BLI Winter 2011 Pick Award – Outstanding Document Management Solutions
  • 2011 Green 15 winner - Infoworld
  • DocuShare CPX 6.5 Awarded 4 ½ stars by Buyers Lab.
  • Solutions de gestion documentaire exceptionnelles de Buyers Laboratory Inc.
  • Xerox dans le quadrant 'Visionnaires' de Gartner’s 2010 Magic Quadrant for Enterprise Content Management
  • BLI Solutions Report July 2010
  • 2010 KMWorld 100 Companies That Matter in Knowledge Management
  • 2010 Computerworld Honors Finalist – Western Forest Products
  • KMWorld Trend Setting Product of 2010

Références[modifier | modifier le code]

The Forrester Wave™: Enterprise Content Management, Q3 2013

Buyer's Lab

Gartner's Magic Quadrant for Enterprise Content Management

Liens externes[modifier | modifier le code]