Procédure d'entreprise

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Une procédure est la manière spécifiée d'effectuer une activité ou un processus (ISO/DIS 9000).

Elle représente la manière de mettre en œuvre tout ou partie d'un processus et est reproductible. Le processus représente le Quoi ?, la procédure représente le Qui fait Quoi ?, Où ? Quand ? Comment ? Combien ? et Pourquoi (QQOQCCP).

Ainsi, pour un processus donné peuvent correspondre plusieurs procédures : la chaîne d'activités est identique, mais les ressources (applicatives, humaines...) utilisées pour son exécution peuvent varier (par exemple, d'une filiale à l'autre, ou d'une direction à l'autre).

La procédure ne doit pas être confondue avec le mode opératoire qui décrit la manière d'effectuer une des tâches spécifiée dans la procédure.

Définition [1][modifier | modifier le code]

« Une procédure d’entreprise est une procédure qui systématise l’organisation et la politique d’une entreprise dans le but d’atteindre certains des objectifs de cette entreprise. »

On peut envisager une procédure d'entreprise au sein d'une entreprise étendue : commande sur un site web marchand, puis suivi de cette commande chez le fournisseur. On parlera dans ce cas de « processus d'affaires ».

La procédure d'entreprise peut et doit être un résultat issu de la modélisation de procédure d'entreprise ou de l'optimisation de procédure d'entreprise (« business process reengineering »).

Hiérarchie documentaire iso9001v2000.png

Attention : il ne faut pas confondre la procédure et le mode opératoire qui lui décrit comment réaliser une activité, élément d'une procédure. Le mode opératoire est synonyme de guide utilisateur lorsqu'il s'applique à une application. La procédure (au sens ISO 9001) fait l'objet d'audit interne ou audit qualité, le mode opératoire non. Une procédure concerne plusieurs postes de travail et un ou plusieurs services.

Exemples de procédures d'entreprise[modifier | modifier le code]

  • Procédure de remboursement de notes de frais[2].
  • Procédure de déclaration de sinistre.
  • Procédure de prise de commande des clients.
  • Procédure d'ouverture de compte dans une agence bancaire.
  • Procédure de prise de congés.
  • Procédure d'édition de note interne.
  • Procédure de maîtrise des documents.
  • Procédure d'embauche

Exemple d'application[modifier | modifier le code]

Exemple de procédure d'entreprise pour une demande de crédit :

Description de la procédure de demande de crédit. Modélisation RAD ("Role Activity Diagram") de la procédure de demande de crédit.
A- (Le commercial va) saisir la demande de crédit.
B- (Il va ensuite) envoyer cette demande à l'analyste financier.
C- (L'analyste financier va) recevoir la demande.
D- (Il va ensuite) vérifier s'il existe un contrat.
E0- (Il peut) notifier au commercial d'un refus (tout de suite).
E1- (ou bien) demander au service des contrats l'enregistrement ou mise à jour du contrat.
F- (Le service des contrats va) recevoir la demande.
G0- (Ce dernier va) créer un nouveau contrat
G1- (ou) mettre à jour le contrat
H- (Il va ensuite) notifier l'analyste financier du contrat résultat
I- (L'analyste financier pourra ainsi) vérifier le contrat
J- (Puis) envoyer son accord au commercial
K0- (le commercial va) recevoir le refus
K1- (ou) recevoir l'accord pour le crédit
Modélisation de la procédure de demande de crédit

Les activités A à K1 représentent une procédure d'entreprise d'une "demande de crédit". Les activités sont attribuées selon des rôles (le service des contrats n'a pas les mêmes activités que l'analyste financier). Ces mêmes activités ont un ordonnancement logique et l'ensemble des activités ordonnées permet de remplir l'objectif global qui est de satisfaire ou rejeter la demande de crédit.

Modélisation avec un logigramme[modifier | modifier le code]

Procédure de gestion documentaire

Les logigrammes permettent de visualiser l'enchaînement des actions, ils sont relativement simples et peuvent être compris par tous. Pour qu'ils soient efficaces, ils doivent être allégés en explication et en texte. Il faut écrire le strict nécessaire. Un rectangle symbolise une action, un losange une question ; un rectangle arrondi définit le début ou la fin de la procédure. Mais rien n'impose d'utiliser ces symboles. Certaines spécialisations de logigrammes ont été faites pour la rédaction de procédures d'entreprises

Modélisation avec le formalisme BPMN[modifier | modifier le code]

BPMN (Business Process Modeling Notation) est une norme de notation directement exploitable par un moteur d'execution de processus.

Voir aussi[modifier | modifier le code]

Notes et références[modifier | modifier le code]

  1. Dans le glossaire de la WfMC traduit en français par Deborah Jouin
  2. Note de frais,

Bibliographie[modifier | modifier le code]

  • (en) The complete guide to Business Process Management (JN Gillot). Ouvrage de Jean-Noël GILLOT, expert et professeur en BPM.
  • (fr) La gestion des processus métiers (JN Gillot) Ouvrage de Jean-Noël GILLOT, expert et professeur en BPM.
  • (fr) Processus métiers et S.I. (Dunod), de Chantal Morley, Jean Hugues, Bernard Leblanc, Olivier Hugues
  • (fr) Ingénierie des processus métiers, de l’élaboration à l’exploitation (LuLu), de Patrice Briol