Output management

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L'output management (gestion des flux de documents en français) désigne la gestion des documents envoyés par une entreprise ou un organisme à partir des logiciels de gestion (ERP, PGI, applicatifs métier…).

Le plus grand nombre des documents sortants sont liés à la gestion commerciale ; ce sont principalement des factures ou des extraits de compte pour les banques. Les média sont divers : imprimé, courriel, fax. Cela peut également être une archive électronique consultable avec un accès sécurisé sur le portail de l'entreprise.

L'output management désigne l'ensemble des dispositifs et logiciels qui permettent d'automatiser la mise en forme, la personnalisation et le choix du canal de diffusion des documents.

Utilisation[modifier | modifier le code]

Les logiciels d'output management sont complémentaires aux logiciels de gestion commerciale (ERP/PGI ou applications spécifiques) pour :

  • mettre en page les documents en fonction de règles prédéfinies (appels de polices, fonds de page, images, codes-barres …) ;
  • personnaliser le document en fonction des informations disponibles concernant le client ;
  • ajouter des images (logos, publicité, illustrations, codes-barres) ;
  • gérer l'impression du document ou la création d'un document électronique ;
  • déterminer le bon média (fax, courriel, impression) en fonction des informations collectées dans le logiciel de gestion commerciale ;
  • archiver et classer la copie électronique des documents envoyés (généralement au format PDF).

Les logiciels d'Output Management permettent de paramétrer ces différents automatismes en fonction des données de la gestion commerciale. Ces données et informations peuvent être interceptées dans les spools ou les fichiers d'impression quand une édition est lancée à partir de la gestion commerciale (data mapping).

Certains éditeurs proposent des solutions permettant de scénariser la diffusion et/ou la mise en forme des documents en partant des flux PDF produits par les ERPs/PGIs. Dans ce cas une reconnaissance et lecture automatique du PDF (RAD/LAD) est nécessaire pour identifier le documents et ensuite lire l'adresse email ou le numéro de fax au sein du documents PDF.

Articles connexes[modifier | modifier le code]