Instrument de recherche (archives)

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Dans les archives, un instrument de recherche est un ouvrage, un fichier ou une base de données qui décrit le contenu d'un ensemble de documents conservés par un service d'archives. Destiné au public extérieur à ce service, il a pour but de permettre au chercheur de repérer rapidement les documents utiles à sa recherche. Il fournit des indications plus ou moins détaillées sur le contenu de chaque article (l'article est l'unité intellectuelle et matérielle de base des archives, identifiée par une cote).

L'instrument de recherche est rédigé et au besoin mis à jour par les archivistes du service d'archives concerné. Il est généralement en libre consultation dans la salle de lecture, sous forme multigraphiée le plus souvent ou sous forme imprimée pour les plus anciens et pour ceux qui portent sur des fonds clos, c’est-à-dire non susceptibles d'accroissement.

L'instrument de recherche peut être plus ou moins précis, selon le service d'archives et selon que l'instrument porte sur la totalité des fonds conservés, sur un fonds particulier ou sur une partie d'un fonds.

En France, on distingue différents types d'instruments de recherche en fonction de leur niveau de précision dans la description. Les deux plus répandus sont le répertoire et l'inventaire.

  • Le répertoire, qui peut être "numérique" si les articles sont présentés dans l'ordre des cotes, ou "méthodique" si les articles sont présentés selon un ordre logique indépendant de la cotation, décrit sommairement le contenu de chaque article, sans entrer dans le détail.
  • L'inventaire décrit une par une chacune des pièces qui constituent un article. Il est dit "sommaire" quand cette description se borne à indiquer le contenu et la date de la pièce et "analytique" quand s'y ajoutent des précisions relevant de la diplomatique, telles que des indications sur la langue employée, la nature du support, la présence d'un sceau ou d'un cachet, etc.

La rédaction des instruments de recherche fait l'objet d'une normalisation internationale à l'initiative et dans le cadre du Conseil international des archives. La première de ces normes est la Norme générale et internationale de description archivistique, plus connue sous l'acronyme de sa dénomination en anglais ISAD(G). Des normes ont ensuite été élaborées pour les notices d'autorité relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles (norme dont l'acronyme anglais est ISAAR(CPF), adoptée en 1995), et pour la description des fonctions des personnes et organismes producteurs des documents (ICA-ISDF, publiée en 2008).

Bibliographie[modifier | modifier le code]