Appel d'offres

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Un appel d'offres est une procédure qui permet à un commanditaire (le maître d'ouvrage), de faire le choix de l'entreprise (le soumissionnaire qui sera le fournisseur) la plus à même de réaliser une prestation de travaux, fournitures ou services. Le but est de mettre plusieurs entreprises en concurrence pour fournir un produit ou un service.

Pour les marchés publics, les règles de mise en concurrence sont très variables entre l'Union européenne, en particulier la France, et les États-Unis.

Les appels d’offres sont devenus en quelques années une pratique courante de tous les processus d’achat dans le monde des ventes B to B. Ils traduisent le poids des directions des achats et l’intensité de la concurrence. Des Jeux olympiques à un crédit bancaire en passant par une solution industrielle ou un projet informatique, tous les secteurs sont concernés.

La pratique de beaucoup de directions commerciales, de la PME au grand groupe international, est encore souvent artisanale. Le processus de travail est source de beaucoup de déperdition d’énergie, de coûts croissants, de frustrations des acteurs multiples et finalement d’un pourcentage de gain inférieur aux espérances[réf. nécessaire].

Les sources de diffusion officielles sont le BOAMP et le JOUE, mais de nombreux marchés sont diffusés uniquement sur les sites web de certaines collectivités. Le ministère de l'Économie et des Finances n'ayant pas encore trouvé de solution unique pour diffuser les appels d'offres encourage les entreprises soumissionnaires à utiliser des solutions de veille sur les marchés publics.

Pour optimiser le processus de détection des opportunités commerciales, il est souvent nécessaire de faire appel à des sociétés intermédiaires chargées de réaliser de la veille sur les multiples sources (presse, MPPA, sites web, délibérations...) diffusant les appels d'offres.

Le processus d'appel d'offres

En capitalisant sur les dernières avancées des ventes complexes, il ressort comme étant primordial d’optimiser les efforts tout au long de la démarche, avant l’appel d’offres jusqu’à sa concrétisation. Un appel d’offres se gagne au moyen d’un travail en équipe pour décider de la stratégie de réponse et formaliser de façon concurrentielle la réponse des entreprises[1].

On distingue les étapes suivantes :

  1. Rédaction du cahier des charges ;
  2. création de lots ;
  3. définition des critères de choix ;
  4. choix des soumissionnaires et diffusion de l'appel d'offres ;
  5. réception analyse des offres et évaluation des soumissionnaires ;
  6. choix du prestataire et contractualisation.

Ces étapes structurent le plan projet.

Cahier des charges

La préparation d'un appel d'offres donne lieu à l'élaboration d'un cahier des charges, qui décrit :

Le cahier des charges peut se présenter sous la forme :

Création de lots

Après la rédaction du cahier des charges, le maître d'ouvrage définit des lots de mise en œuvre, conformément à ses priorités. Chacun des différents lots sera soumis à divers appels d'offres.

Critères de choix

Il s'agit de définir les méthodes d'analyse des offres et de formaliser des grilles de sélection. On peut identifier différentes thématiques :

Coût

Le maître d'ouvrage a l'obligation de réaliser au préalable une estimation financière de son besoin. Il choisira ensuite l'offre la plus à même de satisfaire ce besoin. Le moins disant financièrement parlant n'est pas nécessairement le critère de sélection de l'offre retenue.

Le mieux disant – celui qui offre le meilleur rapport qualité/prix – lui est souvent préféré. Ce dernier critère, qui laisse une marge de subjectivité, est difficile à concilier avec le Code des marchés publics, et rend la gestion de projets avancés difficile à réaliser directement par les organismes publics.

Langues

Les appels d'offres doivent spécifier les besoins d'adaptation des produits ou services à la langue des consommateurs ou des utilisateurs. En France, il existe une réglementation dans ce domaine[2].

Il peut également être nécessaire de gérer plusieurs langues, lorsque les produits ou services sont utilisés dans un environnement multilingue. Ceci est fréquent dans l'Union européenne.

Fonctionnalités

Le soumissionnaire doit prouver que son produit ou service répond bien aux fonctionnalités décrites dans le cahier des charges.

Accompagnement

Le soumissionnaire doit disposer de capacités en ressources humaines permettant d'accompagner le client tout au long de la mise en œuvre et de la vie du produit ou du service, en particulier il doit avoir un réseau de distribution et de service après-vente suffisant dans la zone géographique du client. C'est un critère important comme le critère financier.

Caractéristiques du fournisseur

Il s'agit des effectifs, de la pérennité, de la présence sur le marché local,...

Méthodologie

Il est préférable que le soumissionnaire se conforme aux bonnes pratiques ou aux standards méthodologiques de la profession. Ce critère n'est pas forcément discriminatoire, si le standard méthodologique dépasse les besoins du maître d'ouvrage.

Technique

Les capacités techniques du soumissionnaire doivent être vérifiées, en particulier la conformité à des standards ou normes techniques reconnus sur le marché.

Cas des marchés publics

En France

Article détaillé : Cahier des charges dans les marchés publics en France.

L'attribution des marchés publics se fait selon les règles du droit des marchés publics en France. Les maîtres d'ouvrage doivent respecter une procédure stricte de sélection afin de garantir l'égalité de traitement entre les entreprises candidates, la liberté d'accès aux procédures et de répondre à un principe de transparence.

Au-dessus de certains seuils (en matière de service et de fourniture, 200 000 €HT pour les collectivités locales, 130 000€ HT pour l'état; et de 5 000 000 € en matière de travaux - ce seuil change tous les deux ans), il est obligatoire de passer une procédure formalisée. L'appel d'offres figure parmi ces procédures formalisées. L'appel d'offres peut être de deux types :

  • Appel d'offres ouvert, lorsque tout opérateur économique peut remettre une offre,
  • Appel d'offres restreint, lorsque seuls les opérateurs économiques qui y ont été autorisés après sélection peuvent remettre des offres[3].

Au-dessous du seuil des procédures formalisées, les marchés peuvent être passés selon une procédure dite adaptée, dite 'Marchés passés selon une procédure adaptée' communément appelée "MPPA"[4].

Aux États-Unis

Article détaillé : Protectionnisme#Marchés publics.

Le gouvernement fédéral des États-Unis a mis en place depuis longtemps une législation très contraignante pour protéger les entreprises américaines.

Au Canada

Il y a quelques principaux systèmes électroniques d'appels d'offres au Canada. Parmi eux Industrie Québec, le gouvernement du Québec (via SEAO) ainsi que MERX.

Industrie Québec est un site internet qui facilite la recherche de contrats et de fournisseurs. Il offre également plusieurs services facilitant la gestion des contrats et la sélection des fournisseurs. Industrie Québec est un logiciel en tant que service. C’est au mois de septembre 2014 qu’il fit son entré au programme BizSpark de Microsoft.

Note

  1. ↑ Un exemple type d'organisation d'appel d'offres
  2. ↑ Loi Toubon, et son décret d'application de 1996 sur l'usage du français applicable dans les services et établissements publics de l'État
  3. ↑ Code des marchés publics, article 33
  4. ↑ Code des marchés publics, article 28

Voir aussi

Liens externes

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